事務職は業務において様々な対応が求められ、中でも電話対応の機会は多くなります。会社のイメージに影響する側面があるため、正しい電話対応マナーを身につけることが重要です。

電話のベルが鳴ったら、3コール以内に出るようにしましょう。ビジネスシーンでは「電話は3コール以内で出る」という共通認識を持っているため、3コールを過ぎてもお詫びの一言がないと、相手に悪い印象を与えかねません。そのため、3コール以上鳴った場合は、「お待たせいたしました」と添えることがポイントです。

呼び出し音量を大きく設定しておくと、作業に集中していても反射的に電話に出ることができます。

電話対応では、ペンとメモ帳は必須アイテムです。自分への用件の場合はもちろん、取り次ぎ相手がいる場合もメモをとりながら応対することで正確な情報を伝えられます。

ここで重要なのが、相手が言う内容を全て書きとろうとしないことです。全て書きとるのは難しく、メモをとることにばかり集中してしまい、肝心の内容が頭に入っていないケースも少なくありません。

会社名や氏名、用件など、重要な情報だけをメモし、最後に確認のためにきちんと復唱することが電話対応のコツです。

社会人として正しい言葉遣いは必須です。電話に出る際、つい言ってしまいがちな言葉が「もしもし」です。ビジネス電話では相応しくない言葉なので、「はい、〇〇です」と会社名を名乗って出るようにしましょう。

また、取り次ぎの場合「〇〇さんは外出しております」といつものクセで敬称をつけたくなりますが、身内に敬称をつける必要はないため、「〇〇は外出しております」というのが正しいマナーです。

電話は相手に見えないからといって無表情で話したり、悪い姿勢で話していると、声やトーンが低く暗くなってしまいます。相手にも伝わってしまうため、どんなに忙しい時でも電話に出る際は笑顔を心掛けることが重要です。

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